Bestyrelsesmøde

Hvad sker der egentlig på et bestyrelsesmøde? Hvor ofte mødes en bestyrelse? Og hvad er det egentlig der bliver og bør blive diskuteret på disse møder? Spørgsmålene er mange, og der er ikke entydige svar, som er gældende for alle bestyrelser. Bestyrelser er nemlig ligesom virksomheder forskellige. Men der er ting, som er fælles for dem alle. Disse vil vi belyse på denne side.

 

Bestyrelsesmøde

 

Hvor ofte skal man have et bestyrelsesmøde?

De fleste bestyrelser mødes som minimum en gang i kvartalet. Dette bliver til 4 årlige møder, men der er intet konkret tal på, hvor meget en bestyrelse i gennemsnit mødes i løbet af et år. Dette kan nemlig variere meget ift. de udfordringer en virksomhed kan stå overfor. I krisetider er det eksempelvis ikke unormalt, at en bestyrelse eller dele af en bestyrelse mødes dagligt.

 

Der er heller ikke nogen fast ramme for hvor lang tid et bestyrelsesmøde varer. Nogle møder er ret korte fx 2-3 timer, andre bestyrelser sætter det meste af en dag af til at arbejde sig igennem en lang række emner. Og endelig er der bestyrelser, der mødes over 1, 2 og nogle gange 3 dage for at arbejde grundigt med for eksempel strategi for virksomheden. Agendaen for mødet bliver som regel udarbejdet af bestyrelsesformanden eller formandskabet, hvis der er sådan et. Men også dette kan variere fra bestyrelse til bestyrelse.

 

Agendaen til et bestyrelsesmøde

Bestyrelsen har til opgave at varetage virksomhedens strategiske beslutninger samtidig med at agere kontrolinstans. Bestyrelsen bør altså stille sig selv spørgsmål som: Hvor er virksomheden på vej hen? Og hvor vil vi gerne have den hen?

 

Med udgangspunkt i spørgsmål som disse diskuterer bestyrelsen alt lige fra finansielle forhold, risikostyring og organisatoriske forhold til organisationens strategi. Der er desuden essentielt, at bestyrelsen følger med i eksekveringen af virksomhedens strategier. I mange tilfælde deltager den administrerende direktør eller hele direktionen i møderne og aftaler de fremadrettede aktioner med bestyrelsen.

 

Få det maksimale ud af jeres bestyrelsesmøde

For at kunne få mest muligt ud af et bestyrelsesmøde kræver det en del forarbejde. Det kræver ofte en stor indsats at forberede sig til bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsen skal have modtaget relevant information fra den daglige ledelse i god tid før mødet finder sted. Dette sikrer, at medlemmerne af bestyrelsen kan møde velforberedte op og allerede inden mødet have vendt og overvejet diverse emner og dertilhørende problemstillinger med sig selv eller andre bestyrelsesmedlemmer. Mødematerialet skal sikre, at bestyrelsen træffer beslutning på et kvalificeret grundlag.

Uanset hvilke aktuelle problemstillinger, der måtte være i en given virksomhed – så er det vigtigt, at en bestyrelse har fokus på virksomhedens økonomi (herunder budgetter og regnskaber), de risici, virksomheden skal have på radaren, hvordan det går med at eksekvere virksomhedens strategi, markedssituationen, herunder nye tendenser i branchen og eventuelle konkurrenter.

 

Udarbejd et årshjul

Der er mange problematikker som kan ses som nødvendige for en bestyrelse at få drøftet i løbet af et år. Men for at sikre, man når det hele, og at man ikke når det hele i sidste øjeblik – så kan det være en god idé at arbejde ud fra et årshjul.

Derfor bør en bestyrelse tidligt finde ud af hvilke temaer/emner, der skal tages op i løbet af året – og hvornår på året disse skal finde sted. Hvornår skal generalforsamlingen eksempelvis stå? Og hvad med årsregnskabet samt budgettet for næste år?

Et årshjul er noget virkelig mange bestyrelser benytter sig af – hvilket også understreger vigtigheden af dette.

 

Bestyrelsesevaluering som et punkt på dagsordenen

Udover konstant at evaluere på virksomheden, så er det bestemt også relevant for bestyrelsen at evaluere sig selv. Det kan man gøre på mange måder.

Det vil ofte være formandens opgave at sikre, at bestyrelsens arbejde evalueres med jævne mellemrum. Gør vi det godt nok i bestyrelsen? Lever vi op til det juridiske ansvar vi har ? Følger vi anbefalingerne for god selskabs- eller fondsledelse? Føler alle, at de bliver hørt? Er jeg som bestyrelsesformand for meget på? Har vi som bestyrelse de kompetencer vi skal have ?

Hos Boardmeter har vi udviklet et bestyrelsesevalueringsværktøj, som kan understøtte en enkel, målrettet og konstruktiv evaluering. Bestyrelsen kan let få et indblik i, om den udfylder sin rolle på bedst mulig vis, og hvad de andre om bordet tænker. Evalueringen har blandt andet fokus på om bestyrelsesmøderne fungerer som de skal, om alle deltager aktivt, om alle kompetencer er i spil. Ydermere hvad der eventuelt skal til for at komme til at fungere endnu bedre. Læs mere om vores bestyrelsesevaluering her. Eller ring til os, hvis du er interesseret i at vide mere.

Privatlivspolitik